CONOSCERE, CONFRONTARE, INTEGRARE, OTTIMIZZARE

Si è svolta a Milano marittima il 15-16-17 dicembre 2010 la convention annuale di Residenze Anni Azzurri.

1. IL TEMA E GLI OBIETTIVI

Il tema della convention Residenze Anni Azzurri 2010 si articola su 4 dimensioni:

CONOSCERE
CONFRONTARE
INTEGRARE
OTTIMIZZARE

Esse sintetizzano e rappresentano le 4 fasi del processo di sviluppo richiesto alla nostra organizzazione che, sottoposta al forte “stress” determinato dalla crescita convulsa, necessita ora di essere ricondotta a un’identità unitaria e coerente sia nella declinazione soft (ovvero sotto il profilo della cultura e dei valori) sia nella declinazione hard (ovvero sotto il profilo della standardizzazione dei processi).

a. CONOSCERE
La nostra organizzazione infatti oggi necessita di CONOSCERE i propri strumenti, ovvero razionalizzare i passaggi chiave della propria attività ed averne chiaro e facilmente accessibile il contenuto con espresso riferimento all’individuazione degli attori dei processi, alla precisa descrizione delle attività da svolgere, alla definizione delle modalità di svolgimento e alla condivisione degli output.

b. CONFRONTARE
Una volta individuato l’oggetto nei termini appena definiti, la nostra organizzazione necessita METTERE A CONFRONTO, in un brainstorming faticoso ma necessario, le diverse posizioni rappresentate dagli attori e dai fruitori dei processi interni, affinchè da tale confronto possano emergere con trasparenza le criticità collegate agli strumenti di lavoro oggi impiegati: sovrapposizioni, duplicazioni di attività, esclusioni di parte della popolazione dal processo di conoscenza e informazione, indisponibilità degli output, incoerenza delle tempistiche o delle risorse disponibili con gli obiettivi prefissati, etc…

c. INTEGRARE
Solo conoscendo gli strumenti disponibili e sottoponendoli al confronto citato, sarà possibile procedere ad una revisione degli stessi in ottica di INTEGRAZIONE. In questa accezione, il termine indica un’attività diriscrittura dei processi che tenga conto delle esigenze di tutti gli attori coinvolti, che abbia cura di definire le precise “Ownership” di ciascun ruolo, che tracci canali di comunicazione e condivisione delle informazioni che supporti le attività di ognuno introducendo ogni utile automatismo (sia esso collegato ad uno strumento tecnologico, a una procedura razionalizzata, a una predisposizione di output e formati).

d. OTTIMIZZARE
Il percorso descritto ha la precipua finalità di OTTIMIZZARE gli sforzi dell’organizzazione per recuperare efficienza all’interno della stessa.


2. IL METODO

Per coerenza con quanto esposto, e per favorire la “metabolizzazione” dell’approccio proposto, RAA ha scelto di adottare per i lavori della propria Convention, un metodo di esposizione e di approfondimento dei temi che rispecchia le 4 fasi di sviluppo sopra enucleate. Il metodo di trattazione dei temi e di impostazione delle attività di approfondimento è costruito come segue:

CONOSCERE: il Relatore seleziona un processo qualificabile come “processo core” all’interno della funzione che egli rappresenta, in riferimento alla rilevanza dello stesso o anche alla sua complessità o ad altri elementi che lo rendano di particolare interesse. In sede di Convention il Relatore illustra sinteticamente il processo selezionato avendo cura di evidenziarne la descrizione con riguardo ad ogni passaggio dell’attività, gli attori coinvolti e le rispettive responsabilità, le principali competenze necessarie, gli output attesi

CONFRONTARE: all’esposizione del processo segue un lavoro di gruppo in cui “commissioni miste” si confrontano sul processo in esame , mirando ad evidenziarne ogni area di miglioramento (sovrapposizioni, duplicazioni di attività, esclusioni di parte della popolazione dal processo di conoscenza e informazione, indisponibilità degli output, inefficienze e loro origine, incoerenza delle tempistiche o delle risorse disponibili con gli obiettivi prefissati, etc…) ed a elaborare proposte di soluzioni

INTEGRARE: in seduta plenaria i gruppi di lavoro presentano i risultati del confronto ad opera del portavoce. Congiuntamente vengono prese in considerazione le proposte effettuate, destinate ad essere successivamente vagliate e, se coerenti ed utili al sistema, integrate nei processi attuali al fine di ridisegnarli nell’ottica dell’integrazione come sopra definita e con il fine ultimo dell’OTTIMIZZAZIONE.


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